Im Jahr 1968 eroberte eine Zeichentrickserie das französische Fernsehen, die für Kontroversen sorgte: „Les Shadoks“. Diese seltsamen Vögel leben auf einem Planeten mit wechselndem Volumen, von dem sie manchmal herunterfallen. Als Konstrukteure verrückter Maschinen und Entwickler zum Scheitern verurteilter Projekte verausgaben sich die Shadoks mit vergeblichen Bemühungen. Ihr Schöpfer, Jacques Rouxel, hat das Ministerium für Digitalisierung vielleicht mit dem mittlerweile berühmten Satz inspiriert: „Warum einfach machen, wenn man es auch kompliziert machen kann?“ Die elektronische Rechnungsstellung öffentlicher Einrichtungen ist seit dem 18. März dieses Jahres für alle „Wirtschaftsteilnehmer“ verpflichtend, bereitet jedoch vielen KMU, Vereinen und Selbstständigen graue Haare. Es handelt sich um Sonderfälle, die der Gesetzgeber nicht unbedingt vorgesehen hat. Das System, das eigentlich die Rechnungsstellung vereinfachen sollte, macht sie letztendlich komplexer.
Das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen und bei Konzessionsverträgen, das am 2. Dezember 2021 ohne große Debatte (vierzig Minuten, einschließlich Berichterstatter, Minister und Abgeordneter) einstimmig verabschiedet wurde, erhielt positive Stellungnahmen und die Unterstützung der Branchenverbände. „Der Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung kann langfristig zu einer Verwaltungsvereinfachung führen, die es ermöglicht, das Rechnungsstellungsverfahren zu beschleunigen und zu vereinfachen und gleichzeitig die Kosten für die Unternehmen zu senken“, stellte die Handelskammer fest. Der Gesetzestext ergänzt den Text vom Mai 2019, der die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung durch Wirtschaftsteilnehmer gegenüber Einrichtungen des öffentlichen Sektors „empfahl“. Da die erwarteten Auswirkungen auf sich warten ließen, schreibt das neue Gesetz die elektronische Rechnungsstellung nun „vor“ und verpflichtet Unternehmen damit, die notwendigen Mittel bereitzustellen, um elektronische Rechnungen ausstellen, übermitteln und empfangen zu können. Dabei geht es nicht einfach darum, Rechnungen per E-Mail zu versenden, sondern über ein digitales Netzwerk (Peppol) in einem bestimmten Format und einer bestimmten Syntax (XML), wodurch sie sicher an die jeweiligen Empfänger übermittelt werden. Je nach Größe der Unternehmen wurden die Fristen gestaffelt, um ihnen den Übergang zu erleichtern. Die größten Unternehmen haben die Umstellung im Mai 2022 vollzogen, die mittelgroßen im vergangenen Oktober.
Schon für diese Unternehmen war die Umsetzung keine leichte Aufgabe: Sie stießen auf praktische Schwierigkeiten bei der Suche nach den Referenznummern und beim Ausfüllen der Formulare sowie auf finanzielle Herausforderungen bei der Anschaffung der erforderlichen Tools und der Einstellung von Fachpersonal. Um Zweifel an den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung auszuräumen, lässt das Ministerium für Digitalisierung Tom, Hanna, Lisa und Marc – einen Caterer, eine Gärtnerin, eine private Englischlehrerin und einen Elektriker – in Videos zu Wort kommen, die auf myguichet.lu verweisen. Die Berufsverbände haben das Angebot an Seminaren und Schulungen für ihre Mitglieder deutlich ausgeweitet. Eine Reihe von sieben Webinaren, die alle rechtlichen, technischen und praktischen Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung behandeln, ist ebenfalls online verfügbar. Darin ist Gérard Soisson vom Ministerium für Digitalisierung in einer futuristischen Kulisse zu sehen, wie er mit monotoner Stimme die Regeln der elektronischen Rechnungsstellung vorträgt. Doch weniger als 200 Personen haben sich diese Videos angesehen!
Bleiben noch die kleinen Unternehmen, die seit dem 18. März 2023, also fünfzehn Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes, diesem Trend folgen müssen. Und dabei gibt es aus vielfältigen Gründen Schwierigkeiten. Denn nicht nur Unternehmen müssen sich daran halten: Selbstständige, Studierende, Vereine … Jeder, der – auch nur gelegentlich – mit Behörden, nationalen Zentren, Gemeinden, Schulen oder Einrichtungen des öffentlichen Sektors zu tun hat, darf Zahlungen nur noch per elektronischer Rechnung entgegennehmen. Auf myguichet.lu wurde ein „vereinfachtes“ Modul eingerichtet, das die direkte Eingabe konformer Rechnungen ermöglichen soll. Bis vor kurzem war eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich, doch heute „ können diese Formulare auch von juristischen oder natürlichen Personen ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, von natürlichen Personen ohne Unternehmen oder von Personen genutzt werden, die über keinerlei Mittel zur elektronischen Authentifizierung verfügen “, antwortet das Ministerium auf die Anfrage des Landes.
Andererseits fühlen sich viele Betreiber überhaupt nicht betroffen, obwohl sie eigentlich davon betroffen waren. Bei einem Webinar am 23. Februar, also weniger als einen Monat vor Inkrafttreten des Gesetzes, stellten Verbände, Institutionen und Kulturzentren fest, dass sie unter den Geltungsbereich des „&öffentlichen Auftraggeber “ fallen und daher von ihren Lieferanten nur noch elektronische Rechnungen annehmen dürfen. Das Gesetz umfasst unter diesem Begriff alle Einrichtungen, die „ zur spezifischen Erfüllung von Aufgaben im allgemeinen Interesse mit nichtindustriellem oder nichtkommerziellem Charakter (…) gegründet wurden, deren Tätigkeit entweder überwiegend vom Staat, die Gebietskörperschaften oder andere öffentlich-rechtliche Einrichtungen, oder deren Verwaltung der Kontrolle durch diese unterliegt, oder deren Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan sich aus Mitgliedern zusammensetzt, von denen mehr als die Hälfte vom Staat, den Gemeinden oder anderen öffentlich-rechtlichen Einrichtungen benannt wird “. Die stark subventionierten Vereine aus dem kulturellen, aber auch aus dem sozialen, sportlichen oder ökologischen Bereich waren völlig überrascht. „Uns wurde mitgeteilt, dass alle Vereine betroffen seien, die zu mindestens der Hälfte vom Staat oder den Gemeinden finanziert werden“, erklärt uns ein Mitglied der Theater Federatioun. Der Verband hat seine Hausaufgaben gemacht und einen Brief an die zuständigen Minister gerichtet, an Xavier Bettel als Minister für Digitalisierung und an Marc Hansen, seinen Staatssekretär (beide DP). „ Verschiedene Mitglieder der Theater Federatioun haben sich bei Juristen erkundigt, die der Ansicht sind, dass die Einstufung von gemeinnützigen Vereinen als „ öffentliche Auftraggeber “ eine Fehlinterpretation des Gesetzes darstellen würde “, fährt der Vertreter des Verbandes fort. Zwar seien einige Einrichtungen tatsächlich vom Staat oder von den Gemeinden gegründet worden, doch viele würden unabhängig gegründet und verwaltet und seien daher keine „ öffentlichen Auftraggeber “. Der Verband plädiert daher für eine Einzelfallprüfung. Zur Veranschaulichung lassen sich zwei Beispiele anführen. Ein regionales Kulturzentrum wie der Kinneksbond in Mamer ist zwar auf Initiative der Gemeinde entstanden und wird im Wesentlichen von dieser finanziert. Ein privates Theater hingegen wie das Kasemattentheater, das 1964 auf Initiative von Schauspielern um Tun Deutsch gegründet wurde, sollte nach Ansicht der Theater Federatioun – selbst wenn es subventioniert oder sogar vertraglich gebunden ist – nicht unter die Definition eines öffentlichen Auftraggebers fallen. Die Antwort des Ministeriums, die uns vorliegt, greift lediglich die Definition einer Einrichtung des öffentlichen Rechts auf, ohne jedoch auf die Bitte um Klarstellung einzugehen. Daher wurde ein zweites Schreiben der Theater Federatioun versandt, in dem auf eine Reihe europäischer Rechtsprechungen verwiesen wurde, um zu dem Schluss zu kommen: „ Vereine, die eindeutig zu dieser freien und unabhängigen Szene gehören, dürfen sicherlich weder das Vergaberecht noch die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung anwenden. “ Unser Gesprächspartner führt verschiedene Situationen an, mit denen die Vereine konfrontiert sein werden, wenn sie nur elektronische Rechnungen entgegennehmen dürfen: ein Schauspieler, „der nicht einmal eine E-Mail-Adresse hat“, ein Student, der für das Aufkleben von Plakaten ein paar Dutzend Euro erhält, ein ausländischer Lieferant, der keine lokale digitale Identifikationsnummer hat…
Laut der (schriftlichen) Antwort des Ministeriums für Digitalisierung auf die Anfrage des Landes „ jede Einrichtung sollte im Rahmen der seit Jahrzehnten bestehenden Rechtsvorschriften zum öffentlichen Auftragswesen und unabhängig vom Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung grundsätzlich wissen, ob sie ein öffentlicher Auftraggeber ist und daher die verschiedenen rechtlichen Vorschriften zum öffentlichen Auftragswesen einhalten muss. “. Das Ministerium vertritt die Auffassung, dass „ eine ganze Reihe von gemeinnützigen Vereinen oder anderen Arten von Einrichtungen des Kultursektors als Einrichtungen des öffentlichen Sektors anzusehen sind und daher das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung einhalten müssen “. Daher stehen die zuständigen Beamten „weiterhin bereit, jede Einrichtung, die die erforderliche rechtliche Prüfung nicht selbst vornehmen kann oder Zweifel hinsichtlich ihres Status hat, im Einzelfall zu unterstützen und zu beraten.“ Eine Antwort, die auf die Frage eine Frage nach sich zieht – die Hotline des Ministeriums dürfte daher bald überlastet sein. „Für viele Vereine, Künstler und Selbstständige ist das ein undurchsichtiges Durcheinander, das schwer zu verstehen und zu begreifen ist, mit juristischem Fachjargon, den man nicht beherrscht“, entgegnet der Künstler. Die Shadoks werden also weiter an der Pumpe stehen. Hatte Jacques Rouxel Professor Shadoko nicht eine andere, sehr treffende Maxime in den Mund gelegt: „Wenn es keine Lösung gibt, dann gibt es auch kein Problem.“
